À quoi sert la lettre de mission et pourquoi elle est obligatoire
La lettre de mission n'est pas une formalité commerciale : c'est une obligation déontologique. L'article 151 du Code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable, intégré au décret n° 2012-432 du 30 mars 2012, impose au professionnel de passer avec son client un contrat écrit définissant sa mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties. Le référentiel normatif de l'Ordre demande en outre que l'acceptation de la mission soit formalisée avant le début des travaux.
Pour vous, elle joue trois rôles. Elle délimite le périmètre exact de l'intervention, ce qui évite de découvrir en cours d'année qu'une tâche n'était pas prévue. Elle répartit les responsabilités entre le cabinet et l'entreprise. Enfin, elle constitue la référence en cas de désaccord, devant la conciliation de l'Ordre comme devant un juge. Un cabinet qui commence à travailler sans lettre signée manque à ses obligations professionnelles.
Les mentions qui doivent y figurer
Une lettre de mission complète comporte, en pratique, les éléments suivants. Vous pouvez vous en servir comme liste de contrôle :
- l'identification des parties : le cabinet, son inscription au tableau de l'Ordre, et votre entreprise ;
- la nature de la mission : tenue, présentation des comptes annuels, mission sociale, juridique ou fiscale, chacune nommée précisément ;
- l'étendue de la mission : les travaux inclus et, tout aussi important, ceux qui ne le sont pas ;
- la répartition des tâches entre le cabinet et vous, généralement sous forme de tableau annexé ;
- les honoraires, leur mode de calcul, leur révision et les modalités de paiement ;
- la durée, les conditions de reconduction et de résiliation ;
- les conditions générales d'intervention, qui précisent les obligations de chaque partie, la responsabilité du cabinet et le règlement des litiges ;
- les clauses relatives à la protection des données personnelles et aux obligations de lutte contre le blanchiment, qui imposent au cabinet d'identifier son client et ses bénéficiaires effectifs.
La répartition des tâches : le point qui fait les malentendus
La plupart des différends entre un dirigeant et son expert-comptable ne portent ni sur la compétence ni sur le prix, mais sur une question simple : qui devait faire quoi. Le tableau de répartition annexé à la lettre de mission répond à cette question tâche par tâche. Voici à quoi il ressemble pour une mission comptable classique :
| Tâche | Généralement à la charge du client | Généralement à la charge du cabinet |
|---|---|---|
| Pièces justificatives | Collecter et transmettre factures et relevés dans les délais convenus | Signaler les pièces manquantes |
| Saisie et rapprochements | Selon l'option retenue | Selon l'option retenue |
| Inventaire de fin d'exercice | Compter les stocks, lister les créances douteuses | Contrôler la cohérence et passer les écritures |
| Déclarations fiscales | Valider avant envoi | Établir et télétransmettre |
| Éléments variables de paie | Transmettre absences, primes, entrées et sorties | Établir les bulletins et la DSN, si la mission sociale est prévue |
Deux points doivent retenir votre attention. Les délais de transmission, d'abord : si vous envoyez vos pièces avec trois semaines de retard, le cabinet ne peut pas tenir ses propres échéances. Les options, ensuite : selon que vous saisissez vous-même ou non, le travail du cabinet et ses honoraires changent du tout au tout. Avec la réforme de la facturation électronique, vérifiez aussi qui paramètre et suit votre plateforme agréée de réception des factures.
Missions récurrentes et missions ponctuelles : deux logiques de facturation
La lettre de mission distingue deux familles de travaux, qui ne se facturent pas de la même façon.
Les missions récurrentes, comme la tenue comptable, l'établissement des comptes annuels ou la paie, font l'objet d'un forfait annuel, souvent mensualisé. Ce forfait repose sur des hypothèses chiffrées : volume de pièces, nombre de bulletins, nombre d'établissements. Si votre activité change sensiblement, la lettre de mission doit prévoir comment le forfait sera revu.
Les missions ponctuelles, comme un prévisionnel, une opération sur le capital, une évaluation ou l'accompagnement d'un contrôle fiscal, donnent lieu à une lettre de mission spécifique ou à un avenant, avec leurs propres honoraires, au temps passé ou au forfait. Les honoraires sont fixés librement entre le client et le professionnel. Le droit de la profession admet, pour certaines missions de conseil, un honoraire complémentaire lié au résultat obtenu ; il est exclu pour la tenue comptable et pour les travaux qui déterminent l'assiette fiscale ou sociale.
Les niveaux de prix pratiqués sont traités dans notre article sur le tarif d'un expert-comptable à Paris ; nous ne les reprenons pas ici.
Durée, reconduction et résiliation : les délais à connaître
La lettre de mission est le plus souvent conclue pour la durée d'un exercice comptable, puis renouvelée par tacite reconduction. Ce mécanisme simplifie la vie des deux parties, mais il a une conséquence : si vous souhaitez changer de cabinet, vous devez le faire savoir à temps.
Dans les lettres de mission construites sur les conditions générales de la profession, la résiliation se fait par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis fréquemment fixé à trois mois avant la date de clôture de l'exercice. Passé ce délai, le contrat repart pour un exercice, et une rupture anticipée peut donner lieu à l'indemnité prévue au contrat. Repérez donc cette date dès la signature et notez-la.
La résiliation n'est pas réservée au client. Le cabinet peut, lui aussi, mettre fin à la mission, par exemple si les pièces ne sont pas transmises ou si les honoraires restent impayés. Il doit alors vous laisser un délai raisonnable pour trouver un successeur, afin que la rupture ne vous cause pas de préjudice.
Le changement de cabinet est lui aussi encadré. Le nouvel expert-comptable doit informer son prédécesseur avant d'accepter la mission et s'efforcer d'obtenir la preuve que les honoraires dus ont été réglés (article 163 du Code de déontologie). En cas de litige sur les honoraires, la profession privilégie la conciliation devant le conseil régional de l'Ordre.
Ce que la lettre de mission ne couvre jamais
Certaines limites tiennent au contrat, d'autres à la loi. Une lettre de mission d'expertise comptable ne couvre jamais :
- les travaux qu'elle ne mentionne pas : toute demande hors périmètre suppose un avenant ou une nouvelle lettre de mission ;
- la responsabilité des comptes, qui reste celle du dirigeant : le cabinet s'appuie sur les pièces et informations que vous lui fournissez ;
- vos décisions de gestion : le cabinet conseille et alerte, mais ne décide pas à votre place ;
- la certification légale des comptes, qui relève du commissaire aux comptes et constitue une mission distincte ;
- la conservation de vos pièces originales, dont l'obligation vous incombe.
Les 6 questions à poser avant de signer
- Quelles missions sont précisément incluses, et lesquelles sont exclues ?
- Qui réalise chaque tâche du tableau de répartition, et dans quel délai dois-je transmettre mes pièces ?
- Sur quelles hypothèses repose le forfait, et comment est-il revu si mon activité évolue ?
- Comment sont facturées les demandes ponctuelles qui surviendront en cours d'année ?
- Quelle est la date limite de résiliation, compte tenu de ma date de clôture ?
- Qui sera mon interlocuteur au quotidien, et comment le joindre en période d'échéance ?
Un cabinet qui répond clairement à ces six questions avant la signature est un cabinet avec lequel la relation démarrera sur de bonnes bases.
Préparer votre lettre de mission avec ECAI
Chez ECAI, la lettre de mission est rédigée après un échange sur votre activité, votre organisation et ce que vous souhaitez garder en interne. Le tableau de répartition est construit avec vous, pas imposé. Vous pouvez demander une proposition d'accompagnement ou réserver un rendez-vous de 30 minutes pour en parler directement. Vous pouvez aussi nous écrire via notre page contact.